잊지 않고 할 일을 챙기기 위해 투두 리스트 (To-do list)를 작성해 보지만 나열된 리스트를 보면 벅차고, 깔끔하게 완료하지 못해 스트레스가 쌓이시나요? 그렇다면 Next action 리스트로 단순한 목록이 아닌, 실질적인 행동 계획으로 생산성을 높이는 법을 알려드리겠습니다.
투두 리스트가 실패하는 이유
많은 분들이 투두 리스트를 사용해 보셨거나 지금도 사용하고 계실 겁니다. 아침이면 그날 할 일을 포스트잇이나 다이어리, 디지털 앱에 적어놓고 열심히 하나하나 체크해 나가며 보람을 느끼지만, 종종 저녁에 리스트를 보면 항상 계획대로 완료하지 못하고 난 왜 바쁘게 하루를 보냈는데도 이럴까 하는 불만을 갖게 되죠.
왜 이런 일이 반복될까요? 물론 나의 생활 패턴과 집중력의 문제로 그럴 수도 있겠지만, 저는 근본적으로 아래 몇 가지 이유가 있다고 생각합니다.
구체성의 부족
투두 리스트에 적힌 내용이 어떤 구체적인 행동을 해야 하는지를 명확하게 말하지 않고 아래 예시처럼 모호하게 표현해놓은 경우입니다. 이 경우, 우리는 어디서부터 무엇을 목표로 시작해야할 그때부터 생각을 해야해서 많은 시간을 소비하게 됩니다.
- 연말 보고서 준비
: 보고서를 작성하려면 어떤 내용을 담을지와 각각의 상황을 파악해 놨어야 하는데, 이제부터 알아봐야 한다면 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. - 친구 생일 선물 구입
: 친구에게 의미있는 선물을 구입하려면 어떤 것을 좋아할지 파악하고 오프라인 매장을 가서 고르거나 온라인으로 알아보고 주문을 해야 하는데 이에 대한 고민과 시간이 더 들게 됩니다. - 병원 건강검진 예약
: 공통 검사항목 이외 선택 검사항목 은 어떤 것을 해야하는지 나의 평소 몸 상태를 생각해보고 결정 및 회사 일정에 차질 없는 날짜로 선택 등 사전에 해야할 것들이 있어 금방 완료할 수 없을 것 같이 보입니다.
우선순위 결정의 어려움
모든 항목이 다 중요하게 보인다면, 우리는 종종 어떤 것을 먼저 해야 할지 결정하기 어렵습니다. 우선순위가 명확하지 않으면 결국 빨리 끝내거나 단순한 일을 먼저 선택하고 싶어져서 정작 더 중요한 일이 뒤로 밀리는 경우가 있습니다.
이러한 문제들로 인해 지속적으로 미완성인 항목들이 늘어나게 되면, 스트레스와 불안의 원인이 되기도 합니다. 그러다보면 실제로 중요한 일에 집중하는데 어려움을 겪게 되겠죠.
GTD 방법론의 Next Action 리스트
투두 리스트가 갖고있는 위의 문제점들을 극복하고 실제로 일을 제대로 완료하기 위해, 저는 GTD (Getting Things Done) 방법론을 추천합니다. 이 방법론은 그림으로 잘 설명한 이 유튜브 영상과 제가 작성한 GTD에 대한 포스팅과 을 참고하시면 전체적으로 이해하시는데 도움이 되실거예요.
Next Action 리스트의 중요성
이 GTD는 완료해야 할 일의 목적이 무엇인지 명확하게 판단하고 해야 할 일을 구체적으로 파악할 수 있는 프레임워크를 제공합니다. 모든 작업을 구체적으로 다음에 해야할 일 (Next Action)로 분해해서 맥락별로 구분해 관리할 수 있는데요. 이를 통해, 투두 리스트에서 문제가 되었던 모호함을 없애고 더 중요한 일이 무엇인지 파악하며 상황별로 일을 같이 묶어서 할 수 있도록 도움을 줍니다. 이렇게 정리가 잘 되어 있고 그 항목에 대해 시작 전에 고민할 게 없어진다면 스트레스와 불안감도 없어지겠죠?ㅎ
Next Action 리스트 만들기 실전
쉽게 이해하실 수 있도록 위 세 가지의 모호한(?) 투두 리스트의 우선순위를 가정해보고 해야할 일을 진행 흐름대로 구체적으로 파악해서 리스트를 만들어보겠습니다. 참고로 GTD에서는 완료해야 할 일이 두 가지 이상의 작업이 필요한 것이라면 ‘프로젝트’라고 정의합니다. 그렇다면 아래 세 가지 ‘투두 리스트’는 프로젝트가 되겠네요ㅎ
- 연말 보고서 준비 (가장 중요하고 이번 주 내에 초안 완성이 목표)
- 지난 분기 데이터 수집하기
- 팀원들로부터 업데이트 내용 받기
- 보고서 초안 작성하기
- 검토 및 피드백 요청하기
- 최종 보고서 작성하기
- 팀장에게 제출하기
- 친구 생일 선물 구입 (중요하지만 보고서 작업 후에 할 수 있음. 다음 주까지 하면 됨)
- 친구의 취나, 관심사 파악하기
- 백화점에서 아이템 직접 보며 선택하기
- 온라인으로 가격 비교해서 구매하기
- 제품 수령해 포장하기
- 병원 건강검진 예약 (나에게 매우 중요하며 가능한 빨리 예약해야 원하는 날짜에 할 수 있음)
- 선택 검사항목 중 나에게 필요한 것 선정하기
- 회사 연차 사용 가능한 일자 파악하기
- 병원 예약 가능일자 확인 및 예약 완료하기
우선순위를 고려해서 제가 생각하는 가장 중요한 프로젝트는 건강검진 검사항목 정하기입니다. 그리고 보고서 준비에 대한 일을 하면서 오늘 안으로 건강검진 예약을 완료하겠습니다. 친구 생일 선물은 이번주에 보고서 초안을 완료한 다음에 진행해도 무리가 없겠네요.
세 가지 프로젝트에서 당장 Next Action으로 선택할 수 있는 것은 위 표시한 것들 입니다. 이렇게 구체적으로 작성을 했으니 해야할 일에 대한 고민은 더이상 할 필요가 없어졌죠? 그냥 이제는 하나씩 해 나아가면 됩니다!
또한, 상황별 같은 맥락의 일들을 분류해 실행을 한다면 일의 생산성을 더욱 높일 수 있는데요. 예를 들어, 편의점에서 과자사기, 세탁소에 옷 찾아오기 등 밖에 나가있을 때 할 수 있는 일을 같이 묶어서 한번에 한다면 두번 세번 나갈 필요 없이 효율을 높일 수 있겠죠. 이에 대한 더 자세한 내용은 추후 별도 포스팅으로 다루도록 하겠습니다.
마치며
지금까지 투두 리스트만으로는 계획대로 일을 완료할 수 없었던 경험을 토대로 왜 그럴 수 밖에 없었는지 원인을 파악해 보고 이를 극복할 수 있는 GTD 방법론의 Next Action 리스트 개념에 대해 알아보았습니다. 이를 통해 우리는 가장 중요하고 긴급한 일에 집중할 수 있고, 명확하고 구체적으로 작성된 리스트를 보고 고민없이 바로 실행할 수 있으며 이에 따라 스트레스는 감소하고 생산성을 증가시킬 수 있게 되었습니다.
GTD 방법론을 전체적으로 이해한다면, 일상과 업무에 있어 단순한 Next Action 리스트를 관리하는 것을 넘어서, 실제로 나에게 중요한 일에 집중하고 완료하는 데 필요한 시스템과 툴을 갖추게 됩니다. 이에 대해 더 알고 싶으시다면 제 포스팅 이외에 GTD 책을 읽어보시는 것도 적극 권장드립니다.
