우리는 바쁜 일상 속에서 넘쳐나는 정보와 할 일에 둘러싸여 있습니다. 그래서 정작 필요한 곳에 집중하지 못하고 이로인해 스트레스는 쌓여만 가는데요. 이번 시간에는 GTD 방법론 중 첫번째 단계인 수집하기(Capture)를 통해 머릿속 비우기로 스트레스를 줄이는 방법을 알아보겠습니다.
우리가 스트레스를 받는 원인
현대 사회는 높은 스트레스가 심각한 사회문제로 거론 되기도 합니다. 스트레스는 외부 환경적인 원인과 우리 자신의 내부적인 원인이 있을텐데요. 저는 대부분의 스트레스는 우리의 머릿속에서부터 크게 아래와 같이 세 가지 요소들로 인하여 생긴다고 봅니다.
끊임없이 쏟아지는 할 일 들
업무에서 생기는 할 일 들 뿐만아니라 집, 가족, 지인들로부터 생기게 되는 할 일 들 또한 생활하면서 항상 생기기 마련이죠. 이런 일들이 하나씩 생기면 좋을텐데 언제나 동시에 쏟아져 들어오는 것이 현실입니다. 더군다나 깔끔하게 처리하지 못해 계속해서 파생되는 일들은 머릿속에서 지워지지 않고 나를 괴롭혀 더욱 큰 스트레스가 되곤 하죠. 이로인해 어디서부터, 누구부터 손을 써야 할지 막막해저 그만큼 압박감과 스트레스를 받게 됩니다.
넘처나는 정보의 세상
우리는 그야말로 정보의 홍수 속에서 살고 있습니다. 하루종일 손에 쥐고 있는 스마트폰, 컴퓨터, TV, 책, 전단지 등의 매체를 통해 쉴새 없이 정보들을 접하게 되는데요. 아시다시피 이 중 대부분은 우리에게 ‘굳이’ 필요 없는 것들입니다. 그런데도 우리는 그것들을 마치 꼭 알고 있어야 한다는 식으로 기억하고 처리하려고 애쓰며, 그로 인해 또 다시 스트레스를 받게 되죠.
머릿속의 끝없는 잡음들
가만히 앉아 눈을 감고 있는 순간 조차도 우리는 무언가를 떠올리며 생각을 하게됩니다. 그러다보면 생각의 꼬리가 이어져 생각의 양 만큼이나 걱정의 양도 같이 늘어나곤 하죠. 결국, 우리의 정신적 에너지는 계속해서 소비하게 되는데요. 위에 설명한 두 가지의 경우만 해도 이미 머릿속이 꽉 차있는데 이런 잡음들로 인해 우리의 머리는 그야말로 스트레스를 감당하기 힘든 상황까지 될 수 있습니다.
결국 이런 상태에서 우리는 주의력이 분산되어 정작 집중해야 할 일에 제대로 집중하지 못해 업무 생산성을 저하시키게 되는 것이죠.
이 전에 작성한 GTD 방법론을 만든 책의 저자 데이비드 알렌 (David Allen)은 이런 상황을 간단한 문장으로 잘 설명해 줍니다. 그는 우리의 머릿속이 아이디어를 생성하고 문제를 해결하기 위해 생각하는 데는 탁월하지만, 모든 것을 기억하기 위한 저장 공간으로 사용하기에는 적합하지 않다고 말합니다.
‘The mind is for having ideas, not holding them.’
– David Allen
스트레스를 줄일 수 있는 방법
이렇게 외부요인을 통제하지 못하는 현실에서 우리 자신의 스트레스를 줄일 수 있는 방법은 무엇이 있을까요? 단순하게 생각해보죠. 우리의 머릿속이 위에 설명드린 것들로 인해 꽉차 있어 스트레스를 받는 것이라면, 반대로 우리 머릿속의 그런 생각들을 싹 비워내면 스트레스가 확 줄어들 수 있다는 뜻이기도 합니다.
머릿속 비우기는 결국 밖으로 꺼내어 한곳에 ‘수집하기(Capture)’
이전 포스트에서 설명드린 GTD (Getting Things Done) 방법론의 5단계 중 첫번째 단계인 수집하기 (Capture)는 스트레스를 줄이는 데 매우 중요한 역할을 합니다. 이는 내 주변에 정리가 필요한 물건들과 머릿속에 떠오르는 모든 생각, 할 일들을 모으는 과정인데요. 쉬운 말로 수집함(Inbox)을 만들어 거이에 모두 담아놓고 더이상 기억할 필요없이 잊어버려도 되는 상태를 만드는 것입니다.
수집하기의 효과
GTD의 수집하기를 통해 우리는 해야 할 일들을 체계적으로 관리할 수 있어 압박감과 불안감을 줄일 수 있 습니다. 그리고 잊어버릴까 봐 걱정하는 일과 생각들로 인해 전전긍긍하는 마음을 머릿속 비우기를 하게되면 평온한 상태로 만들 수 있죠. 그럼 결국 우리가 집중하고 생각해야 할 주제에 온전히 집중할 수 있게 되어 생산성은 높아지게 됩니다.
수집하기의 구체적인 방법 3단계
‘기록하기’라고 하면 그냥 단순히 ‘노트에 적으면 그만 아닌가?’ 라고 생각하실 수 있습니다. 하지만 GTD에서 말하는 내용은 우리 주변의 물리적인 것들과 머릿속 비우기로 모든 생각들을 최대한으로 꺼내는 구체적이고 실 질적인 방법을 알려주는데요.
여기서 가장 중요한 핵심는 언제든지 놓치지 않고 모을 수 있는 환경을 만들어 적시적소에 빠짐없이 넣어놓는 것입니다. 누구나 문득 떠오른 좋은 생각들을 적으려다 잠시 미뤘더니 금방 생각나지 않아 후회한 경험들이 있을거에요. 저는 샤워를 하면서 업무 관련 해결 방법, 가족 행사 등의 아이디어가 자주 떠오르는데, 기억하자고 해도 머리를 말릴때 이미 기억이 나지 않는 경험을 많이 했습니다. 운전할 때도 마찬가지이고요.
이제 다음과 같은 세 가지 스텝으로 머릿속을 모두 비워 보겠습니다.
Step 1. 수집함을 준비해 처리할 모든 서류 수집하기
먼저 업무관련, 개인/집 관련으로 나누어 2~3개 정도의 수집함을 준비합니다. 업무 관련은 책상 한쪽에 두는 것이 아무래도 일을 하면서 그때그때 모으기 가장 좋은 곳이니 당연하다고 생각합니다. 그리고 개인/집 관련해서는 나와 가족들의 동선을 생각한 적절한 장소에 비치하는 것이 좋습니다.
저는 업무관련은 책상, 개인/집 관련은 신발을 벗고 들어오는 거실 입구에 놓았습니다. 이유는 저와 가족들이 밖에서 가져오는 우편물이나 유용할 것 같은 전단지 등을 들어오자마자 바로 한곳에 놓지 않으면 집안 어딘가에 아무데나 놓고 잊어버리거나 처리할 시기를 놓치는 습관 때문입니다. 그래서 들어올 때 쉽게 툭 놓아둘 수 있게 한 것이죠. 여러분도 이런 점들을 고려해서 최적의 장소를 정해 수집함 구매해서 비치해 보세요.
수집함을 놓았다면 각각의 수집함에 본인이 처리해야할 모든 서류 – 우편물, 쇼핑리스트, 메모, 전단지 등등 모든 것을 업무와 개인/집 으로 구분해서 담아 보세요. 이렇게 모두 담아 놓았다는 것만으로도 뭔가 정돈되고 있다는 기분이 들거에요.
Step 2. 머릿속을 비워 줄 도구(Tool) 정하기
물리적인 것들을 Step 1에서 모았다면 이번에는 머릿속 비우기로 머리에 가득찬 할 일들을 따로 모아야겠죠? 그러기 위해서는 자신이 가장 적절히 쉽게 쓸 수 있는 도구가 어떤 것일지를 생각해봐야 합니다. 한가지로만 순간을 놓치지 않고 모두 기록할 수 있다면 좋겠지만 완벽하게 할 수는 없기에 저는 아날로그와 디지털, 이렇게 두 가지 방식으로 다음과 같은 도구를 사용합니다.
여기서 중요한 것은 아래 여러가지 툴을 되도록 최소한으로 사용하고, 이 툴로 수집한 것을 적어도 하루에 한번 이상은 어느 한 곳에 수집함을 정해 모아야 한다는 것입니다. 아날로그 방식은 본인의 다이어리나 집안의 수집함이 될 수 있고, 디지털 방식은 생산성관련 앱이 될 수 있습니다.
스마트폰 / 태블릿
디지털 중 가장 대표적인 방식이겠죠? 거의 항상 손에 쥐고 다니기에 이 것보다 편한 방법을 없을 것 같다는 생각도 합니다. 이 스마트폰/태블릿 안에서 쓸 수 있는 노션(Notion)과 같은 메모, 기록 관련 앱은 정말 셀 수 없이 많을텐데요. 그 것 중 본인이 괜찮다고 생각하는 앱을 쓴다면 어떤 것이든 문제가 될 것은 없습니다. 가장 중요한 것은 생각을 바로 수집해서 잊어버리지 않는 것이니까요.
수첩 / 다이어리
스마트폰과 동일한 목적으로 쓰는 아날로그 방식입니다. 저는 이 방식을 선택하신다면 가능한 작아서 주머니에 휴대가 가능한 것으로 하시길 권장 드립니다. 저도 몇차례 아날로그 감성을 따라하려다 항상 소지하는 것이 잘 안되서 포기를 했는데요. 스마트폰처럼 들고다닐 수 있는 분들이라면 좋을 것 같습니다.
메모지
식탁과 소파 옆에 작은 포스트잇과 펜을 비치해 놓아서 필요할 때마다 거기에 적어놓고 거실에 있는 수집함에 올려놓습니다. 스마트폰을 갖고 있지 않을 때 작성할 수 있는 좋은 대안이라고 생각합니다.
AI 스피커
구글의 네스트허브/미니, 애플의 홈팟, SK의 누구(Nugu) 등, 다양한 AI 스피커가 있는데요. 저는 구글의 네스트허브를 화장실과 부엌에 각각 설치해서 사용하고 있습니다. 화장실에서는 샤워할 때 떠오르는 생각을 손으로 기록할 수 없으니 그때 구글에게 생각을 말하고 제 이메일에 보내놓으라고 시키는 것이죠. 그리고 부엌에서는 설겆이를 할 때 역시 손을 쓸 수 없어서 그렇게 사용하고 있습니다. 저는 이 방식으로 생각을 놓치는 일이 많이 줄어들었습니다.
Step 3 머리를 말끔히 청소하기 (Mind Sweep)
전 단계에서 수면위로 올라온 해야할 일 들을 수집했다면 마지막 머릿속 비우기 방법으로 남아있을 것들을 차분히 생각하며 청소하는 단계가 남았습니다. 본인이 해야할 책임, 하고싶은 일, 할까말까 망설이는 일, 창의적인 생각들을 주기적으로 차분히 사용하는 툴에 작성하는 것입니다.
하루에 10~30분 정도 차분히 생각하는 시간을 가져보세요. 저는 새벽 4~5시쯤 일찍 일어나는 편인데, 이 때 가족들은 모두 자고 있고, 불빛도 거의 없기에 제 자신에 대해, 일에 대해 생각하고 하루를 계획하기에 정말 좋은 시간입니다. 새벽, 점심시간, 늦은 밤시간 언제라도 상관은 없습니다. 본인이 혼자만의 시간을 이용해서 마음속에 남아있는 모든 생각들을 꺼내어 작성하는 것이 중요하니까요. 이 과정을 통해서 머릿속 비우기는 완전히 이룰 수 있을거에요.
결론
지금까지 우리가 생활하면서 스트레스를 받게되는 주된 원인이 무엇인지, 스트레스를 줄이기 위해 머릿속 비우기를 GTD 방법론의 첫 단계인 수집하기를 통해 스트레스를 줄이는 데 어떤 효과를 주는지, 그리고 잊어버리지 않고 생각을 제때 기록할 수 있는 방법에 대해 알아보았습니다.
GTD를 따르지 않는 분들이라도 이렇게 머릿속 비우기, 수집 하기만 잘한다면 머리는 가벼워지고, 스트레스를 줄이며, 결국 더 생산적인 생활을 할 수 있습니다. 수집하기는 단순한 기록의 행위를 넘어서, 우리가 정보를 관리하고 일상을 통제할 수 있게 하는 강력한 도구가 될거에요.
다음 포스팅에서는 이렇게 수집한 아이템을 어떻게 처리할지, GTD의 2단계인 명확하하기(Clarify)를 통해 구체적으로 알아보겠습니다.
